Zespół Szkół Nr 31

Informatyka - techniki biurowe

 

typologia_pism_urzedowych.pptx

 

 

 

ZASADY PRZYGOTOWANIA PREZENTACJI

  • Prezentowane informacje powinny być rzetelne, sprawdzone, dokładne i aktualne.
  • Struktura kolejności slajdów powinna być przejrzysta i czytelna.
  • Kolejność animacji powinna być zgodna treścią
  • Na jednym slajdzie nie wprowadzać zbyt wielu informacji (zwłaszcza tekstu), by uniknąć ich natłoku, prezentacja będzie po prostu nudna i trudna w odbiorze.
  • Zastosować odpowiednio dużą i wyraźną czcionką.
  • Dobierać kolor i rodzaj tła tak, aby były widoczne, np. gdy tło jest ciemne to litery powinny być jasne; należy z umiarem używać kolorów i pamiętać, że ich niewłaściwy dobór możne znacznie utrudniać oglądanie prezentacji.
  • Urozmaicać prezentację – oprócz tekstu powinna zawierać również obrazy.
  • Tempo wyświetlania slajdów powinno być takie, aby widz mógł swobodnie zapoznać się z ich treścią, ale by nie musiał zbyt długo czekać na kolejne ekrany.
  • Efekty multimedialne, jak przejścia slajdów, dźwięk, powinny być starannie dobrane, tak aby uatrakcyjniały prezentację, a nie drażniły czy wręcz niepokoiły odbiorców.
  • Wykorzystane przyciski powinny pomagać w prawidłowym sterowaniu prezentacją.
  • Inne elementy, jak tabele, wykresy, listy wypunktowane, powinny być właściwie ułożone w slajdzie.
  • Nie może zawierać błędów ortograficznych ani gramatycznych.
  • Nie zapomnij o wstępie i podsumowaniu.
  • Jeżeli uwzględnisz wszystkie te czynniki, twoja prezentacja będzie prawidłowa i poprawna pod względem technicznym.
    Pamiętaj – prezentacja najczęściej jedynie wspomaga twoje wystąpienie,
    punktując jego najważniejsze elementy.


ZASADY REDAGOWANIA PISM

Przy redagowaniu pism obowiązują określone zasady i wymogi. Ich przestrzeganie pozwoli na zredagowanie pisma logicznego i zwięzłego. Wyróżnia się dwie metody redagowania treści pism: indukcyjną i dedukcyjną. Metoda indukcyjna polega na przechodzeniu od stwierdzeń szczegółowych do ogólnych, metoda dedukcyjna od ogólnego naświetlenia sprawy, do stwierdzeń szczegółowych. Wybór metody zależy od osoby redagującej pismo.
Styl pism urzędowych powinien odpowiadać następującym wymogą:

 

    • Zdania powinny być jasne, krótkie, pojedyncze, gdyż zbyt rozbudowane mogą powodować trudności w zrozumieniu treści pisma.
    • Pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Nie należy „ukwiecać” pisma, należy unikać rozwlekłych opisów, własnych refleksji, zbędnych słów. W korespondencji urzędowej często używa się gotowych formuł, szczególnie w zamówieniach, ofertach protokołach.
    • Pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie, w tym celu stosuje się takie zwroty jak: Uprzejmie prosimy…, Zwracamy się z uprzejmą prośbą… Nie należy jednak przesadzać w używaniu tych sformułowań, gdyż nadmiar grzeczności razi. Nie wolno używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet w sytuacjach krytycznych. Dozwolone jest sformułowania kategoryczne, groźby legalne, w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o konsekwencjach niewłaściwego postępowania, np. Jeżeli nie ureguluje Pan zaległości czynszowych w terminie do 15 kwietnie br., zostanie Panu odebrany lokal użytkowy (podstawa prawna: Statut Spółdzielni 10 pkt. 3)…
    • Pismo powinno być sformułowane zgodnie z zasadami pisowni polskiej. Nie może być w nim błędów ortograficznych, gramatycznych, stylistycznych, usterek w zakresie interpunkcji.
    • Pismo powinno być sugestywne. Właściwe sformułowanie części zasadniczej i uzasadnienie faktyczne i prawne.
    • Pismo powinno być kompletne. Brak niejednokrotnie drobnych informacji powoduje dodatkową wymianę korespondencji. Wpływa to zasadniczo na wydłużenie załatwienia sprawy.
    • W pismach dozwolone jest używanie skrótów. Powinny to być jednak skróty powszechnie używane. Niedozwolone jest używanie własnych skrótów myślowych lub skrótów używanych we własnym kręgu. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy.
    • W korespondencji biurowej oprócz skrótów dopuszczalne jest używanie skrótowców. Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab wyrazów tworzących jakieś wyrażenie lub nazwę własną. Mogą to być: pisane dużymi literami skrótowce kilku wyrazowych nazw, np.: PKO – Powszechna Kasa Oszczędności, skrótowce pisane małymi literami, np.: ww. –wyżej wymienione.
    • Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.
    • Szczególnie ważna treść pisma powinna być wyróżniona np. tłusty druk.
    • Pismo powinno zawierać terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.
    • Pismo powinno być przejrzyste graficznie. W korespondencji  między osobami prawnymi stosuje się układ blokowy. Poszczególne części pisma można oddzielać zwiększonym lub nawet podwójnym skokiem maszyny, tzw. interlinią.
    • ZASADY PISANIA TEKSTÓW
      METODĄ BEZWZROKOWĄ DZIESIĘCIOPALCOWĄ

    •  
  • Tekst piszemy patrząc na tekst źródłowy i tylko czasami spoglądamy na monitor. Nie patrzymy na klawiaturę.
  • Łokcie ułożone są luźno wzdłuż ciała, zgięte pod kątem prostym, dotykają tułowia. Pracują palce i dłonie, nie łokcie.
  • Ręce ułożone są luźno. Dłonie w przegubach lekko uniesione do góry.
  • Palce są lekko zgięte tak jak wtedy, gdy w ręku trzymamy jabłko, a kciuki położone są nad klawiszem spacji.
  • Palce uderzają płynnie w klawisze bez nadmiernego unoszenia ich po uderzeniu w klawisz.
  • Palce przez cały czas znajdują się w pozycji wyjściowej i po wciśnięciu klawisza powracają do tej pozycji.
  • Nadgarstki obu rąk swobodnie spoczywają na stole lub podkładce pod klawiaturę.
  • Uderzenie palcami w klawisze powinno być wykonane ruchami krótkimi i zdecydowanymi.
  •  Każdy klawisz na musi być zawsze uderzany zawsze tym samym palcem. Metoda bezwzrokowa jednoznacznie określa, jakie litery przyporządkowane są poszczególnym palcom.
  •  Używaj trybu wyświetlania „znaki niedrukowane” podczas edycji tekstu.
  • Korekta dokumentów powinna być dokonana po zakończeniu przepisywana.
  • Nie naciskaj klawisza <Enter> po każdej linijce tekstu!
  • Przed znakami przystankowymi nigdy nie należy naciskać klawisza spacji (odstępu)!
  • Nie należy wyrównywać tekstu, przesuwać lub dokonywać wcięć za pomocą spacji!
  • Używaj „twardych spacji”, aby nie zostawiać samotnych spójników na końcu linii!
  • Staraj się regularnie zapisywać wprowadzone modyfikacje w dokumencie do pliku na dysku

 

Aktualności

Kontakt

  • Zespół Szkół nr 31 im. Jana Kilińskiego
    ul. A. Felińskiego 13
    01-513 Warszawa
  • 228390041

Galeria zdjęć